Тебе не хватает времени? Ни минуты покоя днем: нужно бежать в школу, на курсы, на дополнительные занятия и в спортивные секции, а ночью ты не можешь заснуть, потому что мысли о делах буквально переполняют мозг?
Есть отличная методика, которая поможет тебе взять рутину под контроль и научиться управлять своей жизнью. Готов к переменам? Оставайся с нами!
Что такое рутина?
Рутина — все в нашем мире (в физической, цифровой, психологической, эмоциональной форме), что требует решения или действия. Это вещи, которые еще не классифицированы и не организованы.
Как привести дела в порядок — в школе и не только
Рутина может принимать разные формы и иметь разное происхождение. К ней относятся домашние задания, грязная одежда на полу, отборы для спортивных соревнований, проблемы со здоровьем, сломанный скейтборд, ссоры с другом, новый клуб в школе или пугающая презентация, которую тебе нужно сделать.
Пока ты не разберешься с рутиной, она будет влиять на тебя — физически, психологически, эмоционально и даже духовно.
Дело в том, что мозг естественным образом помнит и удерживает все прерванные и незаконченные действия. Они называются незавершенными циклами.
Бывало так, что тебе не удавалось заснуть из-за навязчивых мыслей, жаждавших твоего внимания? Возможно, тебе по несколько раз за день вдруг вспоминались невыполненные задачи или обещания? Это и есть примеры незавершенных циклов.
По мере твоего взросления жизнь становится сложнее, количество незавершенных циклов растет. Если с ними не разобраться, они накапливаются и вызывают перегрузку, которая ведет к стрессу и тревогам.
Рассмотрим привычки, инструменты и навыки, которые помогут тебе эффективно справляться с незавершенными циклами и рутиной до того, как они дадут негативный эффект.
Пустая голова: сбор
Чтобы обрести контроль, нужно сделать одно очень важное изменение в своем поведении: научиться ничего не держать в голове.
Удаляй всю рутину из кратковременной памяти. Выгружай все идеи, задания, работы, проекты, заботы, дела и мечты куда-то за пределы мозга. Это поможет избежать перегрузки.
Фиксируй каждый незавершенный цикл. Если тебе сложно заснуть, возьми лист бумаги и запиши все, о чем думаешь. Если учитель дал указание или у тебя появилась какая-то идея — сделай пометку в блокноте.
Для хранения рутины тебе понадобятся «корзины» — физические или цифровые контейнеры. Это может быть пластмассовый поднос, ящик или специально отведенное место на столе. А могут быть и цифровые инструменты, например список дел на компьютере или в твоем телефоне. Подбирай то, что лучше всего подходит именно тебе.
Чаще всего люди используют минимум три корзины: одна дома, другая в школе или на работе, третья — чтобы сохранять рутину в других местах.
Практика
Готов очистить разум? Пора приступить к поиску и сбору рутины!
1. Просканируй комнату. Рутина может включать все — от незаконченной домашней работы до записки в школу от родителей и грязной одежды.
Не торопись. Сначала собери все очевидное. Затем углубись в менее заметные места, например ящики, шкафы, столешницы, полки, рюкзаки или любые другие уголки.
Если предмет не удается положить в корзину (например, он слишком большой или неудобно расположен), напиши на бумаге его название и положи в корзину записку (например, «сломанный стул», «день рождения мамы»).
2. Перейдем к цифровому миру. Для начала определи места, где сейчас производится и собирается рутина. Это могут быть, например, профили в мессенджерах, школьные сайты, память фотоаппарата или ленты социальных сетей.
Разбери входящие сообщения, рабочий стол, старые файлы и папки в поисках значимых вещей и того, что требует внимания или действий. Проверь Google Drive и внешний диск, загляни в электронный дневник, календари и так далее.
Определив, где вести поиск цифровой рутины, реши, как ее фиксировать. Можешь записать задачи на листе бумаги и использовать ту же физическую корзину, что и для своей комнаты. А можешь составить список или создать папку на своем устройстве.
3. Исследуй психологическое пространство. Есть еще одно место, которое мы не просканировали на предмет рутины. Там хранится и производится множество незавершенных циклов. Это твой мозг.
Попробуй остановиться и отложить телефон на несколько минут. Позволь разуму блуждать… и думать. Куда направляются твои мысли в моменты тишины?
О чем бы ты ни думал, скорее всего, ты найдешь незавершенный цикл, элемент рутины. Зафиксируй все на бумаге. Твой список может быть примерно таким:
— экзамены;
— выпускной;
— мама;
— каникулы;
— деньги на проездной;
— работа на лето;
— шкаф;
— волейбол;
— новая одежда.
Обработка
Итак, рутина собрана. На втором шаге нужно превратить содержимое твоих корзин из бесформенной массы в то, с чем можно работать — использовать или управлять.
Этот процесс работает так. Ты по очереди выбираешь элементы рутины из корзины и спрашиваешь: «Что это?» Ответы могут быть такими: «Это моя домашняя работа по математике»; «Это приглашение на вечеринку»; «Это счет за мое платье на выпускной».
После того как ты назовешь все элементы рутины, спроси себя: «С этим нужно что-то делать?» Плюс в том, что на этот вопрос существует только два ответа.
Да — нужно действовать, разбираться. Куда-то сходить, что-то сдать или закончить, о чем-то подумать, что-то исследовать или поискать, с чем-то поиграть, с кем-то поговорить, кому-то отправить сообщение.
Нет — тебе оно не нужно. Или нужно, ты хочешь это сохранить, но пока это не требует от тебя никаких действий.
Задачи, не предполагающие действий
Задачи, не предполагающие действий, попадают в одну из четырех категорий: мусор, контрольный список, «когда-нибудь/может быть» или отложенное.
1. Если ты не можешь назвать вескую причину, почему предмет позже понадобится тебе, скорее всего, это мусор. Старое задание? Мусор. Прочитанный журнал? Мусор. Спам? Мусор. Удаляя эти задачи из своего мира, ты освобождаешь от них разум.
2. Контрольный список — это перечень действий или предметов для определенных ситуаций, описание повторяющихся процедур (как собрать чемодан в поездку, как подготовиться к экзамену, что сделать перед возвращением в школу после летних каникул).
Создание контрольного списка дает возможность сэкономить время и упростить себе жизнь в будущем. Тебе не придется тратить энергию на то, чтобы заново принимать одни и те же решения.
3. «Когда-нибудь/может быть» — все задачи, которые ты можешь решить позже, но не сейчас. Это вещи, которые тебе бы хотелось попробовать в благоприятных условиях.
Сюда входят фильмы, которые хочется посмотреть; книги, которые ты не прочь прочесть; поездки, о которых мечтаешь; списки желаний.
4. Отложенное — все, что не предполагает действий и может потребоваться позже. Это схемы проезда, рецепты, гарантии, учебные конспекты, водительские права, пароли к сайтам и так далее.
Однажды они могут пригодиться, и, если у тебя их не будет, придется потратить время и энергию на их поиски.
Задачи, предполагающие действия
Такие задачи делятся на две категории: следующее действие и проект.
1. Следующее действие — дальнейшее физическое, явное действие, ведущее к завершению задачи. Оно описывает один видимый шаг, который приблизит тебя к решению вопроса.
Вот примеры следующих действий:
— ответить на вопросы резюме на стр. 12;
— позвонить Кате и спросить про выпускной;
— написать Сереже, как проехать на турнир;
— скачать заявление на поступление в университет;
— прочесть четвертую главу.
Если действие требует меньше двух минут, его нужно выполнить сразу. Избавься от него, закрой цикл и выброси из головы! Остальное необходимо запланировать на потом.
2. Проект — это любой результат, для достижения которого необходимо более одного действия или сеанса работы. Например:
— Сделать доклад об изменениях в окружающей среде.
— Подготовить работу по социологии.
— Убраться в комнате.
— Подготовиться к экзаменам.
— Починить велосипед.
Практика
Попробуй разделить свою рутину на шесть категорий: действия, проекты, контрольные списки, «когда-нибудь/может быть», отложенное (справочные материалы) и мусор. Вот как это может выглядеть.
Рутина: Электронное письмо от учителя с программой занятий
Нужно что-то делать? Нет
Потребуется позже? Возможно, да
Новый статус: ОТЛОЖЕННОЕ
Рутина: Журнал о скейтбординге
Нужно что-то делать? Нет
Потребуется позже? Не особенно, я его уже прочел
Новый статус: МУСОР
Рутина: Отбор в баскетбольную команду
Нужно что-то делать? Да
Когда закончится? Когда завершится отбор
Что дальше? Тренировка
Новый статус: ПРОЕКТ — подготовка к отбору в баскетбольную команду
СЛЕДУЮЩЕЕ ДЕЙСТВИЕ — пробить 50 трехочковых в парке
Рутина: Новые «Мстители»
Нужно что-то делать? Не совсем. Я хочу посмотреть фильм, но это не обязательно
Новый статус: КОГДА-НИБУДЬ/МОЖЕТ БЫТЬ
Пересматривай разные входящие вопросы, собранные в корзины, каждые день-два. Можно заняться этим рано утром, сразу после школы или вечером. Вскоре процесс станет привычным и будет отнимать совсем немного времени.
Организация
На втором шаге ты преобразовал рутину в одну из шести новых форм. Но как уследить за обработанными задачами? Для этого нужно создать несколько списков и папок.
Для элементов, предполагающих действие, нужны три главных списка. Для прочих — два списка и несколько папок.
Три списка дел
Начнем с трех списков для задач, подразумевающих действие. Иногда мы будем называть их картами, ведь они активно направляют тебя и помогают следить за главным.
Создав их и научившись ими пользоваться, ты будешь лучше контролировать ситуацию и яснее ее видеть. Большую часть рутины, которая была преобразована во время обработки, можно проследить по этим картам. Вот они:
1. Календарь. Он должен включать простой шаблон, который показывает месяцы и дни недели. Это основа, где можно хранить информацию о том, что нужно сделать в определенное время, и о том, что будет происходить в конкретные дни.
В календаре хранится только три вида информации:
— действия с указанием конкретного времени (футбольный матч, концерт, киносеанс, визит к стоматологу);
— действия с указанием конкретной даты (срок сдачи, старт продажи билетов на концерт);
— отложенные дела с указанием конкретной даты (дни рождения, праздники).
2. Список следующих действий — полный перечень того, для чего не требуется определенное время или место. Это отдельные шаги, которые нужно предпринять, чтобы продвинуться в решении задач.
Решение, куда записать действие (в календарь или список), зависит от того, можно ли назначить для него конкретное время или дату. Примеры:
— В субботу тебе нужно пойти на ужин. Запиши в календаре: «Школьный ужин, суббота, 18:00».
— Тебе нужно купить еду для этого ужина. Запиши в список следующих действий: «Купить с мамой десерт для школьного ужина».
3. Список проектов не содержит следующих действий или пунктов календаря. Он поможет тебе придерживаться курса. В нем ты соберешь результаты (как должно выглядеть «сделанное») всего, что планируешь и что требует от тебя более одного действия или рабочей сессии.
К проектам относятся большие задания для школы, творческие идеи, которые ты хочешь исследовать, возможности, которые мечтаешь реализовать.
Ты будешь заглядывать в этот список, чтобы проверить, насколько ты ближе к цели, и убедиться, что у тебя записано хотя бы по одному следующему действию для каждого проекта.
Организация элементов, не предполагающих действия
Для пунктов, которые не предполагают действий, тебе нужно подготовить еще два вида списков и несколько папок.
1. Список «Когда-нибудь/может быть» содержит пункты, которые ты можешь когда-нибудь выполнить, если выпадет такая возможность.
Разбей этот список на темы: фильмы для просмотра, желаемые поездки, друзья, которых хочется получше узнать, книги и сайты, которые хочется изучить. Обращайся к нему, только когда тебе нужна творческая искра или появились свободное время и пространство.
2. Фиксируй в контрольных списках практики и алгоритмы, которые еще не вошли у тебя в привычку.
Главное преимущество контрольного списка — он доступен, когда нужен тебе. Например, он пригодится, если ты занимаешься футболом и хочешь перед тренировкой убедиться, что ты собрал всю нужную экипировку. Быстро сверившись с ним, ты увидишь, что у тебя все есть и ты готов к занятиям.
Лучшее место для хранения такого списка — там, где ты наверняка увидишь его перед тем, как уйти на тренировку.
3. Последнее, что тебе понадобится, — папки для отложенного. В них отправятся все задачи, не предполагающие действия, которые ты хочешь сохранить. Они встречаются часто, и их легко определить («Мне это еще понадобится!»).
Для отложенных бумажных дел многим хватает одной папки или ящика. Для организации цифровых файлов есть ряд хранилищ: Google Drive, iCloud Drive от Apple, Dropbox и многие другие.
Неважно, как именно ты организуешь отложенные задачи, если архивация и извлечение быстрые и эффективные.
Обзор
Сделать обзор — значит пересмотреть содержимое карт и привести их в соответствие с действительностью, чтобы принять осознанные и эффективные решения. Предыдущие шаги помогли тебе обрести контроль. Но его нужно еще удержать!
1. Ежедневный обзор поможет тебе понять, что нужно сделать сегодня. Старайся заглядывать в календарь и список следующих действий хотя бы дважды в день: с утра и перед сном. На это требуется всего несколько секунд!
Кроме того, полезно включить обзор какого-нибудь актуального контрольного списка (например, «перед выходом из дома в школу»).
2. Еженедельный обзор нужен, чтобы удержать контроль, сохраняя актуальность системы.
— Собери и обработай рутину, скопившуюся за неделю: физическую, цифровую и психологическую.
— Обновись. Удали устаревшие напоминания, вычеркни все действия, которые уже выполнены. Добавь новую информацию в календарь и список следующих действий.
— Сверься со списком проектов. Убедись, что ты записал по крайней мере одно действие, связанное с каждым проектом. Например, ты видишь, что через две недели нужно сдать сочинение, а следующее действие не определено. Ты можешь зафиксировать: «Взять книгу „Убить пересмешника“ в библиотеке».
— Просмотри все актуальные контрольные списки. Они могут быть не только ежедневными, но и еженедельными. Например, график спортивных или дополнительных занятий.
— Вдохновись. Обратись к идеям из своего списка «Когда-нибудь/может быть». Спроси себя: «Есть ли тут то, за что мне хочется взяться сейчас?» Если хотя бы для одного пункта ответ «да», перемести его в список проектов или следующих действий.
Выполнение
Вот и он — последний шаг. Сейчас при помощи карт и интуиции тебе нужно выбрать действие и совершить его. Так ты продвинешься в выполнении своих планов.
Рассмотрим процесс выбора действия.
Для начала быстро проверь календарь и список действий. Убедись, что тебе удается вовремя разбираться со срочными делами.
Если у тебя нет срочных дел, придется выбирать из множества вариантов. Чтобы принять правильное решение, проанализируй четыре критерия.
— Время. Подумай, сколько свободного времени у тебя есть до следующего запланированного дела. Пять минут? Десять? Полчаса? Чем ты можешь заняться или что сделать за это время?
— Энергия. Когда ты в лучшей форме? Ранним утром? Днем? Поздно вечером? Когда ты чувствуешь себя наиболее бодрым и внимательным и когда у тебя больше всего сил на решение задач?
Поняв, когда ты работаешь на полную мощь, ты сможешь решать, когда браться за самые сложные задачи. И ты будешь знать, когда заниматься делами, не требующими повышенного внимания.
— Место. Речь о том, когда и где ты можешь заняться делом. Ты не сможешь записаться на стрижку в десять вечера, если парикмахерская закрыта. Тебе не под силу отправить электронное письмо, если там, где ты сейчас, нет подключения к интернету.
Вместо того чтобы ограничивать себя потенциальными «не могу», нужно спросить себя: «Что я могу сделать, учитывая время суток, мое местоположение и имеющиеся ресурсы?»
— Приоритет. Это самый важный критерий. Иногда он очень четко определяет, чем заняться дальше. Если утром тебе надо сдать работу, энергия, время и место отходят на второй план. Если через час у тебя контрольная, повторение материала важнее настроения.
Пользуйся этими критериями каждый раз, когда не знаешь, на что направить свое внимание. А теперь подумай, чем же лучше заняться прямо сейчас, учитывая время суток, место, энергию и все, что с тобой происходит?
По материалам книги «Как привести дела в порядок — в школе и не только»
Обложка поста отсюда
